Le ridicule de nombreux RFPs dans le monde du PLM

Le retour des vacances d’été a été riche en RFI, RFQ, RFP (Request For Information, Quotation, Proposal) provenant d’entreprises de diverses tailles.

Génial on pense à nous

Quand on reçoit une telle demande de la part d’un prospect, il y a toujours une certaine excitation à se lancer dans la réalisation de la réponse. La première raison, c’est déjà que le prospect ait pensé à nous. A priori, il y a eut un bon travail du marketing pour faire en sorte que l’on nous connaisse. Ensuite en parcourant, rapidement les grands sujets de la requête du prospect, on se rend rapidement compte de la couverture fonctionnelle que l’on va pouvoir fournir. Enfin, quand on aime la technologie que l’on veut mettre en avant, on se prépare à en faire la meilleure démonstration.

Un gâchis garanti

Oui mais ça c’est juste le premier jour de découverte de la demande. Cela n’arrive aussi que pour les 2 ou 3 premières demandes reçues. C’est ensuite que viennent les désagréments, et le gâchis que cela amène à réaliser chez les éditeurs. Et pour informations, les clients PLM le paient un jour ou l’autre!

Le document sérieux qui manque de sérieux

Premier exemple navrant, le document qui parait sérieux à priori. Le prospect vous demande de remplir dans les bonnes cases d’un fichier word, en conservant les bons styles de texte (gestion du modèle de données documentaire par les styles word, j’ADORE ! Pffff). Et rapidement, vous vous rendez-compte que:

• les fautes d’orthographes sont très présentes (attention, je fais souvent des fautes, et j’ai deux anciens Gadzarts de luxe qui me corrigent, mais là ce sont des fautes qui par une simple relecture pourraient être évitées).
• Des questions sont dupliquées (souvent à travers différentes rubriques)
• De nombreuses questions fermées où l’on vous demande de justifier ! (ex: « Est-ce que vous avez la fonctionnalité ABC ? justifiez »  )

La grille de notation incohérente

Ensuite vient la grille de notation de la réponse de la solution éditeur à chaque exigence client. En général elle propose les valeurs suivantes:

• 3 : Votre solution répond nativement à l’exigence
• 2: Votre solution répond  à l’exigence par paramétrage (et parfois ils rajoutent, par « customisation légère »)
• 1: Votre solution répond à l’exigence au moyen de développements spécifiques
• 0: Votre solution ne répond pas à l’exigence (je me demande si un seul éditeur répond avec un zéro quelque part)

Depuis mes premiers pas dans le PLM en 2009, j’ai toujours eu du mal à noter la réponse à chaque exigence. Surtout en répondant avec Aras Innovator où la plate forme et le modèle économique encouragent et pérennisent le fait de customiser. On sait très bien, par les retours de nos prospects, que le nombre de 3 et de 2 est un des premiers critères lus. Alors qu’est-ce qu’on répond ? A l’école ancienne, avec que des 3 qui nous permettront d’être short listés?

Le mélange fonctionnel et technologique

Pour ce dernier élément, j’en veux parfois plus aux sociétés de conseil lorsqu’elles ont été mandatées pour être l’intermédiaire entre les métiers et un éditeur de logiciel.

Recommandations

• Ne laissez pas l’éditeur se noter lui même sur chaque exigence.
• Pas de note 1-2-3 pour évaluer la capacité à réaliser chaque exigence. Préférez une note de 1 à 10 sur plusieurs critères :
  • Importance de l’exigence
  • Temps d’implémentation
  • Difficulté de l’implémentation
  • Maintenabilité de l’implémentation (souvent sur les connecteurs ou si utilisation de plusieurs technologies)
• Utilisez un outil de gestion d’exigences (n’envoyez plus de grilles Excel et encore moins de fichiers Word) !
• Si vous vous faites accompagner, assurez vous que votre interlocuteur comprend non seulement votre métier, mais aussi les technologies proposées par les éditeurs. Les consultants qui vous accompagnent ne doivent pas être juste des capteurs d’exigences.

J’oublie sûrement des recommandations qui me sont passées par la tête lors de phases de réponses aux RFP. Je mettrai à jour cet article si elles me reviennent.